Undertitle-privacybeleid

Versie: 1.2 Laatst bijgewerkt: 26 oktober 2026

---

1. Inleiding

Dit privacybeleid legt uit hoe Think-Tank BV, een besloten vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te Mezenstraat 80, 3061 Leefdaal, België, ondernemingsnummer 1031.720.902 (RPR Leuven) ("ThinkTank", "wij" of "**ons"), persoonsgegevens verwerkt in verband met de website undertitle.ai en de ondertitelingsdiensten van Undertitle.

Het beleid is van toepassing wanneer je onze website bezoekt, contact met ons opneemt, informatie of een demo aanvraagt, een account aanmaakt of de diensten gebruikt.

Wanneer een klant via Undertitle persoonsgegevens verwerkt, treedt ThinkTank op als verwerker in opdracht van die klant. De klant is dan de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerking wordt ook geregeld door de klantovereenkomst en onze verwerkersovereenkomst.

2. Onze rol

ThinkTank is verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die we voor onze eigen doeleinden verwerken, bijvoorbeeld voor het beheer en de beveiliging van de website, klantenrelaties, facturatie, ondersteuning, logging, fraudepreventie en de verbetering van onze diensten.

Voor persoonsgegevens die klanten in bestanden, media, instructies of andere klantinhoud aan Undertitle bezorgen, handelen wij als verwerker. We verwerken die gegevens uitsluitend volgens de gedocumenteerde instructies van de klant en de toepasselijke overeenkomst.

3. Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van je interactie met Undertitle kunnen we de volgende categorieën verwerken:

• identificatie- en contactgegevens, zoals naam, functie, organisatie, e-mailadres en telefoonnummer;
• account- en contractgegevens;
• communicatie met ons, waaronder demo-, verkoop- en supportvragen;
• facturatie- en betalingsadministratie;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browser, toestelgegevens, logs en beveiligingsinformatie;
• gebruiks- en prestatiegegevens over de website en de diensten;
• klantinhoud, zoals audiovisueel materiaal, ondertitelbestanden, termenlijsten, instructies en gegenereerde resultaten.

Vermijd het aanleveren van gevoelige persoonsgegevens die niet nodig zijn voor de dienstverlening. De klant blijft verantwoordelijk voor een geldige rechtsgrond en voor de inhoud die hij via Undertitle verwerkt.

4. Waarom en op welke basis we gegevens verwerken

We verwerken persoonsgegevens om onze overeenkomsten uit te voeren, aanvragen te beantwoorden, demo's te organiseren, accounts en diensten te beheren, facturen te verwerken, onze systemen te beveiligen, misbruik te voorkomen en onze website en dienstverlening te onderhouden en verbeteren.

De verwerking gebeurt, naargelang het geval, omdat ze nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, op basis van ons gerechtvaardigd belang of op basis van toestemming. Waar we ons op gerechtvaardigd belang baseren, wegen we dat belang af tegen de rechten en belangen van de betrokken persoon.

5. Klantinhoud en servicegegevens

Klantinhoud wordt verwerkt om de afgesproken Undertitle-diensten te leveren, waaronder transcriptie, vertaling, timing, kwaliteitscontrole en het beschikbaar maken van resultaten aan de klant. ThinkTank gebruikt klantinhoud niet voor andere doeleinden dan toegestaan in de overeenkomst, de verwerkersovereenkomst of de gedocumenteerde instructies van de klant.

We kunnen geaggregeerde, gede-identificeerde of geanonimiseerde technische gegevens gebruiken om prestaties, betrouwbaarheid en beveiliging te meten en onze diensten te verbeteren, voor zover die gegevens niet langer aan een persoon kunnen worden gekoppeld.

6. Met wie we gegevens delen

We kunnen persoonsgegevens delen met medewerkers en dienstverleners die ze nodig hebben voor hosting, infrastructuur, beveiliging, communicatie, analyse, ondersteuning, facturatie en professionele dienstverlening. Zij mogen de gegevens alleen verwerken voor de afgesproken taak en onder passende contractuele en beveiligingsverplichtingen.

We kunnen gegevens ook delen wanneer dit wettelijk verplicht is, om onze rechten of die van anderen te beschermen, bij een bedrijfsherstructurering of met jouw toestemming. Wanneer we als verwerker optreden, gelden daarnaast de afspraken over subverwerkers in de verwerkersovereenkomst.

7. Internationale doorgiften

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval gebruiken we een toepasselijk doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met bijkomende waarborgen waar nodig.

8. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld, om onze contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen, geschillen af te handelen en onze rechten te beschermen. De concrete termijn hangt af van het soort gegeven, de dienstverlening, de klantafspraken en toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Klantinhoud wordt bewaard en verwijderd volgens de klantovereenkomst en de verwerkersovereenkomst. Back-ups kunnen gedurende een beperkte bijkomende periode blijven bestaan voordat ze volgens de normale cyclus worden overschreven.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging en openbaarmaking. Geen enkele methode van opslag of overdracht is volledig risicoloos; we kunnen daarom geen absolute beveiliging garanderen.

10. Jouw rechten

Binnen de grenzen van de GDPR kun je vragen om inzage, verbetering, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, vragen om gegevensoverdraagbaarheid en een toestemming intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere rechtmatige verwerking.

Wanneer wij gegevens verwerken in opdracht van een klant, richt je verzoek dan eerst aan die klant. Wij ondersteunen de klant bij de behandeling ervan zoals voorzien in de verwerkersovereenkomst.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of bij de bevoegde toezichthouder in je land.

11. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten, werkwijze of wettelijke verplichtingen veranderen. De datum bovenaan toont wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen informeren we betrokkenen waar dat passend of wettelijk vereist is.

12. Contact

Voor vragen of verzoeken over privacy kun je contact opnemen via trust@think-tank.io.

De volledige Engelstalige versie is eveneens beschikbaar.